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AI 도입 전에 먼저 정리할 업무 3가지
AI 도구를 고르기 전에 반복 업무, 판단 기준, 자료가 있는 곳 세 가지를 먼저 정리하면 도입이 훨씬 쉬워집니다. 종이 한 장으로 해볼 수 있는 방법입니다.
AI를 쓰면 좋다는데, 무엇부터 맡겨야 할지 모르겠습니다.
먼저, 결론부터
- AI를 도입하기 전에 정리할 것은 도구 목록이 아니라 우리 가게·회사의 업무입니다.
- 매주 반복하는 일, 그 일의 판단 기준, 필요한 자료가 있는 곳 — 이 세 가지를 적어 두면 무엇을 AI에 맡길지 보입니다.
- 처음에는 작은 업무 하나만 골라 끝까지 연결해 보는 것이 좋습니다.
잘 정리할 필요는 없습니다. 종이를 세 칸으로 나누고, 아래 세 단계를 차례로 적습니다.
STEP 01
매주 반복하는 일을 적습니다
지난 한 주 동안 두 번 이상 한 일을 그대로 적습니다. 거창한 업무 이름이 아니라 실제로 한 행동을 적는 것이 요령입니다.
이렇게 합니다
- 지난주 일정표와 메시지를 다시 훑어봅니다.
- 두 번 이상 한 일을 한 줄에 하나씩 적습니다.
- 그중 시간이 오래 걸리거나 자꾸 미루는 일에 별표를 합니다.
막연하게SNS 관리
구체적으로매주 화요일 블로그 글 한 편을 올리고, 인스타그램에 요약을 올린다
확인별표한 일이 AI와 자동화를 먼저 붙여 볼 후보입니다.
STEP 02
그 일의 판단 기준을 적습니다
AI는 기준이 분명한 일을 잘합니다. 대표 머릿속에만 있는 기준은 AI도, 새 직원도 따라 할 수 없습니다.
이렇게 합니다
- 별표한 일 하나를 고릅니다.
- ‘이럴 때는 이렇게 한다’를 한두 줄로 적습니다.
- 대표가 직접 해야 하는 경우를 따로 적습니다.
막연하게문의는 상황 봐서 답한다
구체적으로가격 문의는 가격표를 보고 바로 답하고, 환불·불만은 대표가 직접 답한다
확인이 메모가 나중에 AI에게 주는 업무 지시가 됩니다.
STEP 03
필요한 자료가 어디 있는지 적습니다
가격표, 자주 받는 질문, 제품 설명, 예약 현황이 어디에 있는지 확인합니다. 흩어져 있다면 한곳에 모으는 것부터가 준비입니다.
이렇게 합니다
- 그 일을 할 때 열어 보는 자료를 모두 적습니다.
- 각 자료가 있는 곳(폴더, 파일, 앱)을 옆에 적습니다.
- 카카오톡·공책·사진첩에만 있는 자료는 파일로 옮깁니다.
막연하게가격표는 카톡 어딘가에 있다
구체적으로가격표는 공유 폴더의 ‘가격표’ 파일에 있다
확인자료가 한곳에 있으면 AI가 그 자료를 근거로 답하고 문서를 만들 수 있습니다.
주의할 점개인정보·민감정보는 그대로 AI에 입력하지 않습니다. 꼭 필요한 경우 비식별화하고, 사용하는 AI 서비스의 데이터 처리 정책을 먼저 확인합니다.
LAST STEP
세 가지를 적었다면, 업무는 하나만 고릅니다.
처음부터 여러 업무를 한꺼번에 바꾸려 하면 도구만 늘고 일은 줄지 않습니다. 고른 업무 하나를 처음부터 끝까지 순서대로 적고, 사람이 꼭 해야 하는 단계(최종 확인, 결제 등)를 표시한 뒤, 나머지를 AI 작성·자동 전송·자동 저장으로 바꿀 수 있는지 봅니다.
오늘의 체크리스트
- 지난주에 두 번 이상 한 일을 적었다
- 오래 걸리거나 미루는 일에 별표를 했다
- 별표한 일 하나의 판단 기준을 한두 줄로 적었다
- 대표가 직접 해야 하는 경우를 따로 적었다
- 필요한 자료와 그 위치를 적었다
- 먼저 바꿔 볼 업무를 하나만 골랐다
자주 하는 실수
- 도구부터 고릅니다무엇을 맡길지 정하기 전에 가입부터 하면, 쓸 곳을 찾지 못한 도구만 남습니다.
- 한꺼번에 여러 업무를 바꿉니다하나를 끝까지 연결해 본 뒤에 다음으로 넘어가는 편이 빠릅니다.
- 사람이 확인할 단계를 없앱니다최종 확인과 결정은 사람이 맡는 단계로 남겨 둡니다.
AIWorks의 해석AIWORKS VIEW
AIWorks LAB은 도구 추천보다 업무 정리를 먼저 합니다. 정리된 업무 하나가 있으면 어떤 도구를 쓰든 연결할 수 있습니다.
세 가지를 혼자 정리하기 어렵다면지금 하고 있는 일을 알려 주시면, AI에 맡길 수 있는 업무를 함께 가려냅니다.
무료 AI 업무 진단자주 묻는 질문
- AI를 도입하려면 무엇부터 해야 하나요?
- 도구를 고르기 전에 매주 반복하는 일, 그 일의 판단 기준, 필요한 자료가 있는 곳을 먼저 정리하는 것이 좋습니다. 그다음 업무 하나를 골라 작게 시작합니다.
이런 분께 필요합니다
- 혼자 또는 소수 인원으로 가게·사업을 운영하는 대표
- ChatGPT를 써 봤지만 업무에 어떻게 붙일지 모르겠는 분
- 문의 응대, 예약, 게시물 작성 같은 일에 시간을 많이 쓰는 분